Sáng ngày 29/07/2019 (nhằm ngày 27/06/Kỷ Hợi), tại Trụ sở VP BTS GHPGVN TP.HCM, Việt Nam Quốc Tự (Q.10) diễn ra buổi thảo luận chuyên đề: Quản trị hành chánh Giáo hội Phật giáo TP.HCM do Ban Thứ BTS GHPGVN TP thuyết trình.
Đây là chuyên đề cuối kết thúc cho chuỗi hoạt động thảo luận trao đổi các vấn đề liên quan đến các ban ngành trực thuộc Phật giáo TP trong khóa cấm túc an cư PL.2563.
Toàn cảnh phiên thảo luận
Đại diện chủ tọa đoàn có sự chứng minh tham dự của HT.Thích Minh Thông – Phó Trưởng Ban Trị sự, kiêm Trưởng Ban Giáo dục Phật giáo GHPGVN TP.HCM, HT.Thích Thiện Tâm – Phó Trưởng Ban Trị sự, kiêm Trưởng Ban Phật giáo Quốc tế GHPGVN TP.HCM, HT.Thích Thiện Đức – Phó Trưởng Ban Trị sự, kiêm Trưởng Ban Kiểm soát GHPGVN TP.HCM, TT.Thích Lệ Trang – Phó Trưởng Ban Trị Sự, kiêm Trưởng Ban Nghi lễ GHPGVN TP.HCM, TT.Thích Thiện Quý – Phó Trưởng Ban Trị sự, Chánh Thư ký BTS GHPGVN TP.HCM, TT.Thích Quang Thạnh – Phó Thư ký, Chánh Văn phòng BTS GHPGVN TP.HCM, ĐĐ.Thích Trung Nguyện – Phó Thư ký Văn Phòng BTS GHPGVN TP.HCM… cùng chư tôn đức hành giả là lãnh đạo Phật giáo TP.HCM, các Ban chuyên ngành trực thuộc và Ban thường trực Phật giáo 24 quận/ huyện, đại diện Phân ban Ni giới TP.HCM đồng tham dư.
Thượng tọa Thích Thiện Quý – Phó Trưởng ban, Chánh Thư ký BTS GHPGVN TP.HCM phát biểu
Thượng tọa Thích Thiện Quý – Phó Trưởng ban, Chánh Thư ký BTS GHPGVN TP.HCM trình bày một số quy định chung về các loại văn bản liên quan đến nội dung hành chánh văn phòng như: Quy cách soạn thảo văn bản hành chánh; hình ảnh dùng trong các loại văn bản, nội dung văn bản; quy trình thời gian, địa điểm các văn bản có liên quan phải theo trình tự; thống nhất cách sử dụng con dấu… Ngoài ra, Thượng tọa cũng trình bày thêm về vai trò chức năng quý ban chuyên ngành Phật giáo Thành phố, BTS Phật giáo 24 quận/huyện điển hình như việc phân công, phân nhiệm các thành viên trong ban; việc tiếp nhận văn thư đệ trình lãnh đạo, và xin ý kiến chỉ đạo; trách nhiệm quản lý lưu trữ văn bản, thiết lập phương thức lưu trữ tài liệu; phân công, phân nhiệm ký các văn bản…
TT. Thích Quang Thạnh – Phó Chánh Thư ký, Chánh Văn phòng BTS GHPGVN TP. HCM trình bày Đề án hành chánh điện tử
Tiếp đó, TT. Thích Quang Thạnh – Phó Chánh Thư ký, Chánh Văn phòng BTS GHPGVN TP. HCM nhấn mạnh về chủ trương thực hiện mô hình hành chánh điện tử của Phật giáo Thành phố do Đức Trưởng lão Hòa thượng thượng Trí hạ Quảng chỉ đạo.
Hiện nay, Ban thư ký đã lên kế hoạch và tiến hành thực hiện từng bước theo nhu cầu và tình hình thực tế với mục đích hướng đến: Tiết kiệm chi phí về các văn bản vật lý (thông báo, thư mời, thư thỉnh…), tiết kiệm thời gian, dễ dàng thống kê và quản lý.
Chư tôn đức Tăng tham dự
Thượng tọa cho biết thêm về mục tiêu của việc hành chánh điện tử, thực hiện một số công việc cụ thể như: Liên lạc thư tín giữa Ban Trị sự Phật giáo TP và BTS PG 24 quận/huyện và các Ban chuyên ngành thông qua tiện ích zalo; Số hóa các công văn, đơn từ chuyển sang lưu trử và truy xuất trên máy tính; Tiến hành các thủ tục hành chánh điện tử…
Đại Đức Thích Hải Đạt – Phó Văn phòng chuyên trách công nghệ thông tin của PG TP diễn giải về các thao tác đăng ký Sơ yếu lý lịch
Theo đó, Đại Đức Thích Hải Đạt – Phó Văn phòng chuyên trách công nghệ thông tin của PG TP diễn giải về các thao tác để đăng ký khai lý lịch Tăng Ni trực tuyến trên cổng thông tin điển tử GHPGVN TP.HCM (www.pgtphcm.vn).
Tại phiên thảo luận, Ban tổ chức đã tiếp nhận rất nhiều ý kiến đóng góp thiết thực với mong muốn các phần mềm và tiện ích dùng công việc hành chánh điện tử nên đơn giản hóa hơn các thao tác, trình bày tối giản, thông minh và phải có tính bảo mật cao. Kiến nghị nên nâng cấp trang web cổng thông tin điện tử GHPGVN TP.HCM có nhiều ứng hơn đáp ứng nhu cầu Phật sự chung trong việc trao đổi và xử lý thông tin, văn bản một cách hợp lý.
Kết thúc buổi thảo luận, chư tôn đức chủ tọa đoàn đánh giá cao sự nỗ lực không ngừng của chư tôn đức VP BTS GHPGVN TP.HCM, với mong mỏi đề án hành chánh điện tử sớm thành tựu và đi vào hoạt động, phục vụ Tăng Ni, Phật tử TP.
M.N, Hình ảnh : Hạnh Hiếu
